HOTĂRÂRE nr. 161 din 3 februarie 2006 privind întocmirea şi completarea registrului
general de evidenţă a salariaţilor
În temeiul art. 108 din Constituţia României, republicată, şi al art. 34 alin. (7) din Legea nr. 53/2003 - Codul muncii,
cu modificările şi completările ulterioare,
Guvernul României adoptă prezenta hotărâre.
Art. 1
Prezenta hotărâre stabileşte metodologia de întocmire şi completare a registrului general de evidenţă a salariaţilor,
înregistrările care se efectuează, precum şi orice alte elemente în legătură cu acesta.
Art. 2
(1)Încadrarea în muncă a unei persoane se realizează, potrivit prevederilor Legii nr. 53/2003 - Codul muncii, cu
modificările şi completările ulterioare, numai prin încheierea unui contract individual de muncă, în temeiul căruia
persoana fizică, în calitate de salariat, se obligă să presteze munca pentru şi sub autoritatea unui angajator, persoană
fizică sau juridică, în schimbul unei remuneraţii denumite salariu.
(2)Fiecare angajator are obligaţia de a înfiinţa un registru general de evidenţă a salariaţilor, denumit în continuare
registru, şi de a-l prezenta inspectorilor de muncă, la solicitarea acestora.
(3)Angajatorii care au înfiinţat sucursale, agenţii, reprezentanţe sau alte asemenea unităţi fără personalitate juridică,
cărora le-au delegat competenţa încadrării personalului prin încheierea de contracte individuale de muncă, pot delega
acestora şi competenţa înfiinţării registrului.
(4)Nu au obligaţia de a înfiinţa registru misiunile diplomatice, oficiile consulare străine cu sediul în România,
precum şi reprezentanţele din România ale persoanelor juridice străine pentru perioadele în care contractele
individuale de muncă încheiate cu cetăţenii români se înregistrează la inspectoratul teritorial de muncă.
Art. 3
(1)Registrul se întocmeşte în formă electronică.
(2)Registrul se completează în ordinea angajării şi cuprinde următoarele elemente:
a)elementele de identificare a tuturor salariaţilor: numele, prenumele, codul numeric personal (CNP);
b)data angajării;
c)funcţia/ocupaţia conform specificaţiei Clasificării Ocupaţiilor din România (COR) sau altor acte normative;
d)tipul contractului individual de muncă;
e)data şi temeiul încetării contractului individual de muncă.
(3)Registrul se transmite la inspectoratul teritorial de muncă în format electronic, prin utilizarea uneia dintre
următoarele modalităţi:
a)prin completarea on-line a bazei de date existente pe portalul Inspecţiei Muncii;
b)prin e-mail, pe bază de semnătură electronică;
c)prin depunerea la sediul inspectoratului teritorial de muncă în format electronic, însoţit de o adresă de înaintare
semnată de angajator.
(4)Evidenţa registrelor, respectiv a datelor cuprinse în acestea, transmise de angajatori la inspectoratul teritorial de
muncă, se ţine într-o bază de date organizată la nivelul Inspecţiei Muncii.
(5)Procedura privind transmiterea registrului în format electronic se stabileşte prin ordin al ministrului muncii,
solidarităţii sociale şi familiei, după adoptarea soluţiei tehnice a registrului în format electronic şi în funcţie de
aceasta.
Art. 4
(1)Angajatorii au obligaţia de a transmite registrul în formă electronică la inspectoratul teritorial de muncă în a cărui
rază teritorială îşi au sediul sau domiciliul, după caz, în termen de 20 de zile de la data angajării primului salariat.
(2)Angajatorii care la data intrării în vigoare a prezentei hotărâri au încadrat personal cu contract individual de
muncă sunt obligaţi să transmită inspectoratului teritorial de muncă în a cărui rază teritorială îşi au sediul sau
domiciliul, după caz, registrul în formă electronică, în termen de 30 de zile de la data intrării în vigoare a prezentei
hotărâri.
(3)După îndeplinirea obligaţiei prevăzute la alin. (1) şi (2), angajatorii vor transmite registrul la inspectoratul
teritorial de muncă în a cărui rază teritorială îşi au sediul sau domiciliul, numai în cazul în care intervin modificări
ale elementelor prevăzute la art. 3 alin. (2).
(4)Registrul se transmite la inspectoratul teritorial de muncă în a cărui rază teritorială îşi are sediul sau domiciliul
angajatorul, în cazurile menţionate la alin. (3), în termen de 5 zile de la data la care au intervenit modificări ale
elementelor prevăzute la art. 3 alin. (2).
Art. 5
Unităţile fără personalitate juridică ce au competenţa înfiinţării registrului au obligaţia de a transmite registrul, în
termenele prevăzute la art. 4, la inspectoratul teritorial de muncă în a cărui rază teritorială îşi desfăşoară activitatea,
cu îndeplinirea obligaţiilor prevăzute de prezenta hotărâre.
1
Art. 6
Registrul se păstrează în formă electronică la sediul angajatorului şi, după caz, la sediul sucursalei, agenţiei,
reprezentanţei sau al altor asemenea unităţi fără personalitate juridică.
Art. 7
(1)Angajatorul are obligaţia de a întocmi un dosar personal pentru fiecare dintre salariaţi şi de a-l prezenta
inspectorilor de muncă, la solicitarea acestora.
(2)Dosarul personal al salariatului cuprinde cel puţin: actele necesare angajării, contractul individual de muncă,
actele adiţionale şi celelalte acte referitoare la modificarea, suspendarea şi încetarea contractelor individuale de
muncă, precum şi orice alte documente care certifică legalitatea şi corectitudinea completării în registru.
(3)La solicitarea scrisă a salariatului, angajatorul este obligat să îi elibereze copii, certificate de reprezentantul legal
al acestuia sau de persoana împuternicită de angajator pentru conformitate cu originalul, ale documentelor existente
în dosarul personal, ale paginii/paginilor din registrul electronic, care cuprinde/cuprind înscrierile referitoare la
persoana sa şi/sau un document care să ateste activitatea desfăşurată de acesta, vechimea în muncă, în meserie şi în
specialitate, astfel cum rezultă din registrul general de evidenţă şi din dosarul personal.
(4)Registrul electronic şi dosarele personale ale fiecărui salariat se vor păstra în condiţii care să asigure securitatea
datelor, precum şi păstrarea lor îndelungată şi corespunzătoare.
Art. 8
(1)Constituie contravenţii următoarele fapte săvârşite de angajatori, persoane fizice sau juridice:
a)neînfiinţarea registrului şi/sau netransmiterea acestuia în formă electronică la inspectoratul teritorial de muncă în
termenele şi forma prevăzute de prezenta hotărâre;
b)refuzul de a pune la dispoziţie inspectorului de muncă registrul în formă electronică, precum şi dosarul personal al
salariaţilor;
c)necompletarea registrului în conformitate cu prevederile prezentei hotărâri.
(2)Contravenţiile prevăzute la alin. (1) se sancţionează cu amendă de la 2.000 lei (RON) la 5.000 lei (RON).
(3)Constatarea contravenţiilor şi aplicarea sancţiunilor se fac de către inspectorii de muncă.
(4)Contravenientul poate achita pe loc sau în termen de cel mult 48 de ore de la data încheierii procesului-verbal ori,
după caz, de la data comunicării acestuia jumătate din minimul amenzii prevăzute la alin. (2), inspectorul de muncă
făcând menţiune despre această posibilitate în procesul-verbal.
Art. 9
Prevederile art. 8 se completează cu dispoziţiile Ordonanţei Guvernului nr. 2/2001 privind regimul juridic al
contravenţiilor, aprobată cu modificări şi completări prin Legea nr. 180/2002, cu modificările şi completările
ulterioare.
Art. 10
(1)Inspecţia Muncii adoptă soluţia tehnică privind registrul în formă electronică şi aplicaţia informatică pentru
completarea şi transmiterea registrului de către angajatori.
(2)Aplicaţia informatică este distribuită angajatorilor care au obligaţia de a înfiinţa registrul.
Art. 11
Registrele înfiinţate şi înregistrate în conformitate cu prevederile Hotărârii Guvernului nr. 247/2003 privind
întocmirea şi completarea registrului general de evidenţă a salariaţilor, cu modificările şi completările ulterioare, se
păstrează şi se arhivează de către angajatori.
Art. 12
(1)Prezenta hotărâre intră în vigoare la data de 1 septembrie 2006.
(2)Pe data intrării în vigoare a prezentei hotărâri se abrogă Hotărârea Guvernului nr. 247/2003 privind întocmirea şi
completarea registrului general de evidenţă a salariaţilor, publicată în Monitorul Oficial al României, Partea I, nr.
164 din 14 martie 2003, cu modificările şi completările ulterioare.
2
In temeiul art. 108 din Constitutia Romaniei, republicata,
Guvernul Romaniei adopta prezenta hotarare.
Art. I. — Hotararea Guvernului nr. 161/2006 privind intocmirea si completarea registrului general de evidenta a salariatilor, publicata in Monitorul Oficial al Romaniei, Partea I, nr. 172 din 22 februarie 2006, cu modificarile ulterioare, se
modifica si se completeaza dupa cum urmeaza:
1. La articolul 2, alineatul (4) se modifica si va avea urmatorul cuprins:
„(4) Nu au obligatia de a infiinta registru misiunile diplomatice din Romania, respectiv ambasadele, reprezentantele, consulatele generale si consulatele oficiale.”
2. La articolul 3, dupa alineatul (2) se introduc doua noi alineate, alineatele (21) si (22), cu urmatorul cuprins:
„(21) La angajarea fiecarui salariat, elementele prevazute la alin. (2) lit. a)—d) se inregistreaza in registru cel tarziu in ziua lucratoare anterioara inceperii activitatii de catre salariatul in cauza.
(22) Elementele prevazute la alin. (2) lit. e) se inregistreaza in registru la data incetarii contractului individual de munca.”
3. La articolul 4, alineatul (1) se modifica si va avea urmatorul cuprins:
„Art. 4. — (1) Angajatorii au obligatia de a transmite registrul in forma electronica la inspectoratul teritorial de munca in a carui raza teritoriala isi au sediul sau domiciliul, dupa caz, cel tarziu in ziua lucratoare anterioara inceperii activitatii de catre primul salariat”.
4. La articolul 4, dupa alineatul (4) se introduce un nou alineat, alineatul (5), cu urmatorul cuprins:
„(5) In cazurile mentionate la art. 3 alin. (21) si (22), registrul se transmite la inspectoratul teritorial de munca in a carui raza teritoriala isi are sediul sau domiciliul angajatorul cel tarziu in ziua lucratoare anterioara inceperii activitatii de catre salariat, respectiv la data incetarii contractului individual de munca al acestuia.”
5. La articolul 8 alineatul (1), dupa litera c) se introduc doua noi litere, literele d) si e), cu urmatorul cuprins:
„d) neinregistrarea contractelor individuale de munca in registru anterior inceperii activitatii;
e) completarea registrului cu date eronate.”
6. La articolul 8, alineatul (2) se modifica si va avea urmatorul cuprins:
„(2) Contraventiile prevazute la alin. (1) se sanctioneaza dupa cum urmeaza:
a) cele prevazute la lit. a)—c), cu amenda de la 2.000 lei la 5.000 lei;
b) cea prevazuta la lit. d), cu amenda de 1.500 lei pentru fiecare contract individual de munca neinregistrat, fara ca valoarea cumulata a amenzii, determinata de numarul efectiv de astfel de contracte, sa depaseasca cuantumul de 20.000 lei;
c) cea prevazuta la lit. e), cu amenda de la 3.500 lei la 5.000 lei.”
7. La articolul 8, alineatul (4) se abroga.
Art. II. — Dispozitiile referitoare la stabilirea si sanctionarea contraventiilor intra in vigoare la 10 zile de la data publicariiprezentei hotarari.
Art. III. — Hotararea Guvernului nr. 161/2006 privind intocmirea si completarea registrului general de evidenta a salariatilor, cu modificarile ulterioare, precum si cu modificarile si completarile aduse prin prezenta hotarare, se va republica in Monitorul Oficial al Romaniei, Partea I, dandu-se textelor o noua numerotare.
PRIM-MINISTRU
EMIL BOC
Contrasemneaza:
Ministrul muncii, familiei si protectiei sociale,
Mihai Constantin Seitan
Ministrul finantelor publice,
Sebastian Teodor Gheorghe Vladescu
Bucuresti, 15 ianuarie 2010.
Nr. 37.
